Desk-Sharing und Multi-Space-Büros: Was Interessenvertretungen beachten müssen

Desk-Sharing und sogenannte Multi-Space-Büros sind längst in vielen Betrieben angekommen. Getrieben durch mobiles Arbeiten und Homeoffice werden Büroflächen effizienter genutzt – oft mit weniger festen Arbeitsplätzen als Beschäftigten.

Für Betriebs- und Personalräte bedeutet das: Diese Konzepte sind nicht nur eine organisatorische Veränderung, sondern eine anspruchsvolle Aufgabe im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Es geht darum, Risiken frühzeitig zu erkennen und aktiv mitzugestalten.

Arbeitgeberpflichten gelten uneingeschränkt

Auch im Desk-Sharing gilt: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten.

Gerade weil Arbeitsplätze von verschiedenen Personen genutzt werden, steigen die Anforderungen deutlich:

• Arbeitsplätze müssen für unterschiedliche Körpergrößen und Bedürfnisse geeignet sein
• ergonomische Standards müssen jederzeit eingehalten werden
• Organisation, Ausstattung und Nutzung müssen durchdacht sein

Desk-Sharing darf nicht zu Lasten der Gesundheit gehen.

Ohne Gefährdungsbeurteilung geht nichts

Das zentrale Instrument ist die Gefährdungsbeurteilung.

Wichtig für die Interessenvertretung:

• Sie muss vor der Einführung vorliegen
• Sie muss sich konkret auf das Desk-Sharing-Konzept beziehen
• Sie darf keine Formsache sein

Neben klassischen Faktoren wie Lärm, Licht oder Raumklima müssen auch psychische Belastungen berücksichtigt werden:

• tägliche Suche nach Arbeitsplätzen
• fehlende Rückzugsorte
• Unsicherheit, ob ein Arbeitsplatz verfügbar ist
• Verlust von Teamstrukturen

Eine Beteiligung der Beschäftigten an der Bewertung ist dabei besonders sinnvoll.

Ergonomie: Flexibilität braucht gute Ausstattung

Wenn Arbeitsplätze täglich wechseln, müssen sie für alle passen.

Das bedeutet in der Praxis:

• höhenverstellbare Schreibtische sind notwendig
• ergonomische Stühle mit großem Einstellbereich
• individuell einstellbare Bildschirme und Beleuchtung

Besonders wichtig:
Für Beschäftigte mit gesundheitlichen Einschränkungen, Behinderungen oder besonderen Bedürfnissen müssen Lösungen geschaffen werden – z. B. feste oder bevorzugt nutzbare Arbeitsplätze.

Hygiene ist Gesundheitsschutz

Gemeinsam genutzte Arbeitsmittel bringen neue Risiken mit sich:

• Tastaturen
• Mäuse
• Telefone

Hier braucht es klare Regelungen:

• Reinigungs- und Hygienekonzepte
• ausreichende Ausstattung
• klare Zuständigkeiten

Das ist kein „Nice-to-have“, sondern Teil des Gesundheitsschutzes – und damit mitbestimmungspflichtig.

Lärm, Konzentration und psychische Belastung

Offene Bürostrukturen führen oft zu:

• mehr Lärm
• mehr Ablenkung
• geringerer Konzentration

Bewährt haben sich unterschiedliche Arbeitszonen:

• ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten
• Kommunikationszonen
• Telefonbereiche

Zusätzlich entstehen neue Belastungen:

• organisatorischer Aufwand (Buchen, Suchen, Einrichten)
• Zeitverluste („Rüstzeiten“)
• Unsicherheit und Stress

Wichtig: Diese Zeiten sind Arbeitszeit und müssen entsprechend berücksichtigt werden.

Datenschutz nicht unterschätzen

Viele Desk-Sharing-Modelle nutzen Buchungssysteme. Diese erfassen häufig:

• Anwesenheiten
• Bewegungen im Büro

Das kann zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt werden.

Aufgabe der Interessenvertretung:

• klare Zweckbindung der Daten
• keine Nutzung für Leistungsbewertung
• transparente Regelungen

Frühzeitig beteiligen – nicht erst, wenn alles entschieden ist

Die wichtigsten Einflussmöglichkeiten bestehen in der Planungsphase.

Deshalb:

• frühzeitig Unterlagen einfordern
• Beteiligungsrechte aktiv nutzen
• keine Umsetzung ohne vorherige Beratung akzeptieren

Ist das Konzept einmal umgesetzt, wird Mitgestaltung deutlich schwieriger.

Mitbestimmung konsequent nutzen

Viele zentrale Fragen sind mitbestimmungspflichtig, zum Beispiel:

• Ordnung im Betrieb (z. B. Clean Desk)
• Arbeitszeit und Zeitverluste
• technische Systeme (Buchungstools)
• Gesundheitsschutz
• Leistungsbewertung

Kommt keine Einigung zustande, kann die Einigungsstelle entscheiden.

Fachleute einbinden

Wichtige Unterstützung kommt von:

• Betriebsärzt*innen
• Fachkräften für Arbeitssicherheit

Sie sollten frühzeitig eingebunden werden, insbesondere bei:

• ergonomischer Gestaltung
• Raumplanung
• Kapazitätsberechnung

Schwerbehindertenvertretung unbedingt beteiligen

Desk-Sharing kann für Menschen mit Behinderung besondere Nachteile bringen:

• fehlende barrierefreie Arbeitsplätze
• erschwerte Nutzung von Hilfsmitteln
• höhere Belastung durch Unsicherheit

Die Schwerbehindertenvertretung muss daher frühzeitig beteiligt werden und hat eigene Rechte.

Gestalten statt begleiten

Desk-Sharing ist kein rein organisatorisches Projekt. Es betrifft Gesundheit, Arbeitsbedingungen und die tägliche Arbeitspraxis.

Für Betriebs- und Personalräte bedeutet das:

• aktiv mitgestalten
• Schutzstandards sichern
• Risiken klar benennen
• verbindliche Regelungen schaffen

Ziel sollte immer sein:
flexible Arbeitsformen ermöglichen – ohne die Beschäftigten zu belasten.