Erreichbarkeit im Urlaub: Müssen Beschäftigte für den Arbeitgeber erreichbar sein?

Die Vorstellung, dass Arbeitgeber Beschäftigte während des Urlaubs grundsätzlich nicht kontaktieren dürfen, ist weit verbreitet. Ganz so einfach ist die Rechtslage allerdings nicht. Eine Kontaktaufnahme ist rechtlich nicht grundsätzlich verboten. Daraus folgt aber keineswegs, dass Beschäftigte im Urlaub erreichbar sein oder ihre Erholung für dienstliche Aufgaben unterbrechen müssen.

Für Betriebsräte und Personalräte stellen sich deshalb wichtige Fragen: Welche Rechte haben Beschäftigte während des Erholungsurlaubs? Was gilt bei echten Notfällen? Müssen Diensthandy oder Laptop mit in den Urlaub? Und wie kann die Interessenvertretung reagieren, wenn dienstliche Kontakte zur Regel werden?

Müssen Beschäftigte im Urlaub erreichbar sein?

Nein. Beschäftigte müssen während ihres Erholungsurlaubs grundsätzlich nicht erreichbar sein. Der gesetzliche Urlaub dient der Erholung. Das ergibt sich aus § 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).

Arbeitgeber dürfen Beschäftigte zwar auch während des Urlaubs kontaktieren. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 4. Dezember 2025 klargestellt (Az. 2 AZR 55/25). Ein allgemeines Kontaktverbot gibt es demnach nicht.

Entscheidend ist jedoch die Unterscheidung zwischen einer Kontaktaufnahme und einer Verpflichtung, darauf zu reagieren. Aus einem Anruf oder einer Nachricht folgt grundsätzlich keine Pflicht, das Telefon abzunehmen, dienstliche E-Mails zu lesen oder Arbeitsaufgaben zu erledigen.

Der Erholungszweck des Urlaubs bleibt maßgeblich. Beschäftigte sollen ihre freie Zeit selbst gestalten und sich von der Arbeit erholen können. Eine allgemeine Erwartung, im Urlaub zumindest gelegentlich auf das Diensthandy zu schauen, lässt sich aus der Rechtsprechung nicht ableiten.

Geht ein Urlaubstag verloren, wenn Beschäftigte kurz arbeiten?

Nicht automatisch. Ob eine Tätigkeit während des Urlaubs dazu führt, dass der Urlaubstag nicht als genommen gilt, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Dabei kommt es unter anderem auf den Umfang der Tätigkeit und die Beeinträchtigung der Erholung an.

Eine kurze Rückfrage, ein Telefonat oder die Beantwortung einer einzelnen E-Mail führen nicht ohne Weiteres dazu, dass ein zusätzlicher Urlaubstag gewährt werden muss. Umgekehrt kann eine erhebliche dienstliche Inanspruchnahme, etwa wenn ein ganzer oder überwiegender Teil des Urlaubstages für Arbeitsaufgaben aufgewendet wird, einen Anspruch auf Nachgewährung begründen.

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 4. Dezember 2025 hat diese Frage ausdrücklich offengelassen. Es lässt sich daher nicht als allgemeine Bestätigung dafür heranziehen, dass kurze Arbeitsleistungen während des Urlaubs immer unschädlich sind.

Unabhängig davon gilt: Wird tatsächlich gearbeitet, muss geprüft werden, wie die Arbeitszeit nach den geltenden arbeitsvertraglichen oder tarifrechtlichen Regelungen zu behandeln ist. Je nach den Umständen kommen Vergütung oder Freizeitausgleich in Betracht.

Für Betriebsräte und Personalräte lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Einzelne kurze Kontakte sind anders zu bewerten als wiederkehrende Arbeitsaufträge, längere Telefonate oder regelmäßige Abstimmungen während des Urlaubs. Entscheidend sind Umfang, Häufigkeit und Auswirkungen auf die Erholung.

Was gilt in echten Notfällen?

Auch während des Urlaubs kann es außergewöhnliche Situationen geben, in denen der Arbeitgeber Beschäftigte dringend kontaktieren möchte. Solche Fälle müssen jedoch Ausnahmen bleiben.

Ein Notfall kann beispielsweise vorliegen, wenn ausschließlich eine bestimmte Person über ein dringend benötigtes Passwort oder unverzichtbare Informationen verfügt, die kurzfristig benötigt werden. Voraussetzung ist, dass tatsächlich eine außergewöhnliche Situation besteht und sich das Problem nicht auf andere Weise lösen lässt.

Nicht jeder betriebliche Engpass ist ein Notfall. Personalmangel, hoher Arbeitsanfall, kurzfristige Planungsprobleme oder fehlende Vertretungen begründen regelmäßig keinen solchen Ausnahmefall. Diese Schwierigkeiten gehören grundsätzlich zur Organisationsverantwortung des Arbeitgebers.

Auch bei einem echten Notfall führt die bloße Kontaktaufnahme nicht automatisch dazu, dass Beschäftigte tätig werden müssen. Eine abweichende Verpflichtung kann sich allenfalls aus ausdrücklich vereinbarten und rechtlich zulässigen Notfallregelungen oder aus besonderen Umständen einzelner Leitungsfunktionen ergeben. Ob eine solche Verpflichtung besteht, muss im konkreten Fall geprüft werden.

Für die Interessenvertretung ist es deshalb wichtig, zwischen tatsächlichen Notfällen und organisatorischen Problemen zu unterscheiden, die auf Beschäftigte verlagert werden. Wenn Mitarbeitende regelmäßig aus dem Urlaub heraus unterstützen sollen, sollte nach den Ursachen gefragt werden.

Müssen Beschäftigte Diensthandy oder Laptop mit in den Urlaub nehmen?

Eine generelle Verpflichtung, dienstliche Geräte im Urlaub mitzuführen, besteht nicht. Ebenso wenig müssen Beschäftigte grundsätzlich ihr Diensthandy regelmäßig kontrollieren oder ihren Dienstlaptop bereithalten.

Soll für echte Notfälle ausnahmsweise eine Erreichbarkeit sichergestellt werden, sollten die Bedingungen eindeutig geregelt sein. Dafür kommen beispielsweise eine Betriebsvereinbarung, eine Dienstvereinbarung oder entsprechende arbeitsvertragliche Regelungen in Betracht.

Eine solche Regelung sollte insbesondere folgende Fragen beantworten:

• Was gilt konkret als Notfall?
• Wer darf in einem solchen Fall Kontakt aufnehmen?
• Über welche Kommunikationswege erfolgt die Kontaktaufnahme?
• Müssen Beschäftigte reagieren oder besteht lediglich die Möglichkeit, sie zu kontaktieren?
• In welchem Umfang kann eine dienstliche Tätigkeit verlangt werden?
• Wie werden tatsächlich geleistete Arbeitszeiten erfasst und vergütet?
• Welche Vertretungsregelungen greifen, wenn die betreffende Person nicht erreichbar ist?

Klare Regelungen schützen beide Seiten. Beschäftigte wissen, welche Erwartungen bestehen, und Arbeitgeber können im Ausnahmefall auf festgelegte Verfahren zurückgreifen. Gleichzeitig wird verhindert, dass aus einer eng begrenzten Notfallregelung schleichend eine allgemeine Erreichbarkeitspflicht entsteht.

Kann der Arbeitgeber ständige Erreichbarkeit im Urlaub vertraglich vereinbaren?

Grundsätzlich nicht für den gesetzlichen Erholungsurlaub. Vertragsklauseln, nach denen Beschäftigte während des gesamten Urlaubs ständig erreichbar sein oder regelmäßig Arbeitsleistungen erbringen müssen, widersprechen dem Erholungszweck des Bundesurlaubsgesetzes.

Zulässig können allenfalls eng begrenzte Regelungen für außergewöhnliche Notfälle sein, sofern sie rechtlich wirksam vereinbart wurden. Eine pauschale Verpflichtung, während des Urlaubs jederzeit auf Anrufe oder Nachrichten zu reagieren, lässt sich daraus nicht ableiten.

Anders kann die Situation beim vertraglichen Mehrurlaub aussehen, also bei Urlaubstagen, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen. Für diesen zusätzlichen Urlaub können unter bestimmten Voraussetzungen abweichende Vereinbarungen getroffen werden. Sie müssen eindeutig formuliert sein und dürfen den gesetzlichen Mindesturlaub nicht beeinträchtigen.

Für die Interessenvertretung empfiehlt es sich, bestehende Arbeitsverträge und betriebliche Regelungen daraufhin zu prüfen, ob sie eine Erreichbarkeit im Urlaub vorsehen. Dabei sollte insbesondere geklärt werden, ob zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und zusätzlichem vertraglichem Urlaub unterschieden wird.

Was können Beschäftigte tun, wenn sie im Urlaub kontaktiert werden?

Eine gute Vorbereitung und eine nachvollziehbare Dokumentation helfen, unnötige Konflikte zu vermeiden und mögliche Ansprüche später zu prüfen.

Vor dem Urlaub

Beschäftigte sollten ihre Abwesenheit rechtzeitig gegenüber Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen kommunizieren. Eine Abwesenheitsnotiz mit einer klar benannten Vertretung erleichtert die Weiterleitung dienstlicher Anliegen. Das berufliche Mobiltelefon kann während des Urlaubs ausgeschaltet bleiben oder zu Hause gelassen werden.

Wichtig ist, dass die Vertretung tatsächlich arbeitsfähig ist und weiß, welche Aufgaben sie übernehmen soll. Eine bloße Benennung reicht nicht, wenn die zuständige Person weder über die erforderlichen Informationen noch über die notwendigen Zugriffsrechte verfügt.

Wenn der Arbeitgeber Kontakt aufnimmt

Anrufe, Nachrichten und andere dienstliche Kontaktaufnahmen sollten nicht vorschnell gelöscht werden. Es kann sinnvoll sein, Datum, Uhrzeit, Dauer und Inhalt festzuhalten. Wird tatsächlich gearbeitet, sollten auch die erbrachte Tätigkeit und der dafür benötigte Zeitaufwand dokumentiert werden.

Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn Kontakte wiederholt auftreten, die Erholung erheblich beeinträchtigen oder später über Vergütung und mögliche Urlaubsansprüche gestritten wird.

Bei wiederholten Verstößen

Wenn Beschäftigte trotz Urlaubs regelmäßig mit dienstlichen Anliegen konfrontiert werden, können sie den Arbeitgeber schriftlich auffordern, künftige Kontaktaufnahmen auf das rechtlich zulässige Maß zu beschränken. Betriebsrat oder Personalrat können einbezogen werden, um die Ursachen zu klären und verbindliche Lösungen zu erreichen.

Bei rechtlichen Zweifeln sollte der Einzelfall geprüft werden. Dabei kommt es unter anderem darauf an, welche Regelungen gelten, ob tatsächlich gearbeitet wurde und wie stark die Erholung beeinträchtigt war.

Kann der Arbeitgeber kündigen, wenn Beschäftigte im Urlaub nicht erreichbar sind?

Im Regelfall nein. Allein die Tatsache, dass Beschäftigte während ihres Urlaubs nicht auf Anrufe oder E-Mails reagieren, rechtfertigt grundsätzlich weder eine Abmahnung noch eine Kündigung.

Etwas anderes kann nur in Betracht kommen, wenn ausnahmsweise eine rechtlich zulässige Verpflichtung zur Erreichbarkeit bestand und diese schuldhaft verletzt wurde. Selbst dann ist zu prüfen, welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen angemessen sind. Regelmäßig käme zunächst eine Abmahnung in Betracht. Eine Kündigung wäre nur in besonderen Ausnahmefällen denkbar und würde eine umfassende Interessenabwägung voraussetzen.

Für Interessenvertretungen ist wichtig, bei entsprechenden Beschwerden genau hinzusehen. Bestand überhaupt eine wirksame Verpflichtung zur Reaktion? Lag tatsächlich ein Notfall vor? Und war der oder die Beschäftigte verpflichtet, eine Arbeitsleistung zu erbringen?

Gelten für Lehrkräfte Besonderheiten?

Ja. Bei Lehrkräften muss zwischen unterrichtsfreien Schulferien und bewilligtem Erholungsurlaub unterschieden werden.

Schulferien bedeuten für angestellte Lehrkräfte nicht automatisch, dass sie arbeitsfrei haben. Soweit in dieser Zeit kein Erholungsurlaub genommen wird, kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts grundsätzlich auch Aufgaben außerhalb des Unterrichts zuweisen. Rechtsgrundlage ist § 106 Gewerbeordnung (GewO). Das Bundesarbeitsgericht hat bereits mit Urteil vom 16. Oktober 2007 klargestellt, dass Schulferien nicht mit arbeitsfreier Zeit gleichzusetzen sind (BAG, Urteil vom 16.10.2007, Az. 9 AZR 144/07).

Während des bewilligten Erholungsurlaubs gelten dagegen auch für Lehrkräfte die allgemeinen Grundsätze des Bundesurlaubsgesetzes. In dieser Zeit besteht grundsätzlich keine Arbeitspflicht. Weisungen des Arbeitgebers dürfen den Erholungszweck nicht beeinträchtigen.

Für Personalräte im Bildungsbereich ist diese Unterscheidung besonders relevant. Bei Beschwerden über dienstliche Aufgaben während der Ferien muss zunächst geklärt werden, ob die betreffende Zeit als Erholungsurlaub bewilligt wurde oder ob es sich lediglich um eine unterrichtsfreie Phase handelt.

Was sollten Betriebsrat und Personalrat tun?

Die betriebliche oder dienstliche Praxis zur Erreichbarkeit während des Urlaubs sollte regelmäßig überprüft werden. Dabei geht es nicht darum, jede Kontaktaufnahme grundsätzlich zu untersagen. Entscheidend ist, die Erholung der Beschäftigten zu schützen und klare Regeln für tatsächlich notwendige Ausnahmefälle zu schaffen.

Bestehende Praxis prüfen: Wie häufig werden Beschäftigte im Urlaub kontaktiert? Geht es um tatsächliche Notfälle oder um alltägliche Rückfragen, kurzfristige Entscheidungen und organisatorische Probleme? Wird lediglich informiert oder erwartet, dass Beschäftigte reagieren und Aufgaben erledigen?

Vertretungen verbindlich organisieren: Für wichtige Aufgaben sollten Zuständigkeiten, Informationswege und Zugriffsrechte vor einer Abwesenheit geklärt sein. Es darf nicht zur Regel werden, dass nur die abwesende Person eine Aufgabe erledigen kann.

Notfallregelungen eindeutig festlegen: Falls eine Erreichbarkeit in echten Ausnahmefällen erforderlich ist, sollten Voraussetzungen, Zuständigkeiten, Kommunikationswege und der Umgang mit tatsächlich geleisteter Arbeit verbindlich geregelt werden.

Arbeitszeiten und Beeinträchtigungen dokumentieren: Wenn Beschäftigte im Urlaub tatsächlich arbeiten, sollten Dauer und Umfang nachvollziehbar erfasst werden. Das ist wichtig für die Vergütung oder den Freizeitausgleich und kann bei der Prüfung eines möglichen Anspruchs auf Nachgewährung von Urlaubstagen helfen.

Beschäftigte über ihre Rechte informieren: Manche Beschäftigte gehen davon aus, dass sie auf dienstliche Nachrichten zumindest kurz reagieren müssen. Andere glauben, jede Kontaktaufnahme sei grundsätzlich verboten. Beides greift zu kurz. Eine sachliche Information über die Rechtslage kann helfen, unrealistische Erwartungen abzubauen und Konflikte zu vermeiden.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Beschäftigte müssen während ihres Erholungsurlaubs grundsätzlich nicht erreichbar sein.
• Eine Kontaktaufnahme durch den Arbeitgeber ist nicht generell verboten.
• Aus einem Anruf oder einer Nachricht folgt nicht automatisch eine Pflicht, zu reagieren oder zu arbeiten.
• Ob eine Tätigkeit während des Urlaubs Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch hat, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.
• Personalmangel und organisatorische Schwierigkeiten sind grundsätzlich keine echten Notfälle.
• Beschäftigte müssen Diensthandy oder Laptop nicht generell mit in den Urlaub nehmen.
• Persönliche Passwörter sollten nicht weitergegeben werden. Vertretungen müssen über sichere Lösungen organisiert werden.
• Betriebsräte und Personalräte können auf klare Vertretungsregelungen, transparente Notfallverfahren und den Schutz der Erholungszeit hinwirken.

Rechtsgrundlagen und Rechtsprechung

• § 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Anspruch auf Erholungsurlaub
• § 106 Gewerbeordnung (GewO): Weisungsrecht des Arbeitgebers
• BAG, Urteil vom 4.12.2025, Az. 2 AZR 55/25: Kontaktaufnahme während des Urlaubs im Zusammenhang mit der Aufklärung eines möglichen Kündigungssachverhalts
• BAG, Urteil vom 16.10.2007, Az. 9 AZR 144/07: Schulferien sind für angestellte Lehrkräfte nicht automatisch arbeitsfreie Zeit