Datenschutzbeauftragte und Interessenvertretungen: Zusammenarbeit statt Kontrolle

Das Wichtigste auf einen Blick

• Datenschutzbeauftragte sind unabhängige Beratungs- und Kontrollinstanzen, keine Vertreter des Arbeitgebers.
• Betriebs- und Personalräte sowie Datenschutzbeauftragte verfolgen dasselbe Ziel: den Schutz personenbezogener Daten.
• Datenschutzbeauftragte dürfen auch die Datenverarbeitung des Betriebs- oder Personalrats überprüfen, müssen dabei aber dessen Unabhängigkeit und Vertraulichkeit wahren.
• Eine enge Zusammenarbeit hilft, Datenschutzverstöße zu vermeiden und rechtssichere Lösungen zu entwickeln.

Warum der Datenschutzbeauftragte wichtig ist

Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Neben Arbeitgeber und Interessenvertretung gibt es dafür eine weitere wichtige Funktion: den Datenschutzbeauftragten.

Seine Aufgabe besteht darin, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu überwachen, Verantwortliche zu beraten und als Ansprechpartner für Beschäftigte sowie Datenschutzaufsichtsbehörden zu dienen. Er handelt dabei unabhängig und unterliegt keinen fachlichen Weisungen.

Gerade für Betriebs- und Personalräte ist wichtig zu wissen: Der Datenschutzbeauftragte arbeitet nicht im Interesse des Arbeitgebers, sondern im Interesse eines rechtskonformen Datenschutzes.

Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte?

Zu den gesetzlichen Kernaufgaben gehören insbesondere:

• Beratung von Arbeitgeber und Beschäftigten
• Überwachung der Einhaltung der DSGVO und des BDSG
• Unterstützung bei datenschutzrechtlichen Fragen
• Zusammenarbeit mit der Datenschutzaufsichtsbehörde
• Ansprechpartner für betroffene Personen

Damit trägt der Datenschutzbeauftragte wesentlich dazu bei, Datenschutzrisiken frühzeitig zu erkennen und Verstöße zu vermeiden.

Gemeinsames Ziel – unterschiedliche Rollen

Datenschutzbeauftragte und Interessenvertretungen verfolgen in vielen Bereichen dasselbe Ziel: den Schutz der Beschäftigten.

Auch Betriebs- und Personalräte haben gesetzliche Überwachungsaufgaben und müssen darauf achten, dass Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Deshalb sollten beide Seiten vertrauensvoll zusammenarbeiten.

Trotzdem bleiben ihre Rollen unterschiedlich:

• Der Datenschutzbeauftragte berät und kontrolliert.
• Betriebs- und Personalräte vertreten die Interessen der Beschäftigten und verfügen über Mitbestimmungsrechte.

Keines der beiden Organe kann dem anderen Weisungen erteilen. Unterschiedliche rechtliche Bewertungen sind deshalb durchaus möglich.

Darf der Datenschutzbeauftragte das Betriebsratsbüro kontrollieren?

Diese Frage sorgt immer wieder für Unsicherheit.

Nach heutiger Rechtslage kann sich die Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten grundsätzlich auch auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Betriebsrat erstrecken.

Dabei gilt jedoch eine wichtige Grenze:

Der Datenschutzbeauftragte darf zwar prüfen, ob Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Er darf jedoch keine Informationen offenlegen, die Rückschlüsse auf den internen Meinungsbildungsprozess des Betriebsrats zulassen. Diese Informationen unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht. Außerdem muss er die organisatorische Selbstständigkeit und Weisungsfreiheit des Gremiums respektieren.

Welche Bedeutung hat der Datenschutzbeauftragte für Betriebsvereinbarungen?

Während Datenschutzbeauftragte beraten und überwachen, besitzen Betriebsräte echte Gestaltungsmöglichkeiten.

Insbesondere bei Betriebsvereinbarungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann der Betriebsrat eigene Regelungen mit dem Arbeitgeber vereinbaren. Diese müssen allerdings die Vorgaben der DSGVO einhalten und dürfen den Datenschutz nicht unterschreiten.

Eine frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten kann helfen, rechtssichere Betriebsvereinbarungen zu entwickeln.

Besonderheiten im Personalrat

Für Personalräte gelten die Grundsätze im Wesentlichen ebenfalls.

Auch dort bestehen Überwachungsaufgaben sowie Mitbestimmungsrechte mit datenschutzrechtlichem Bezug. Ebenso kann sich die Tätigkeit des behördlichen Datenschutzbeauftragten auf den Personalrat erstrecken.

Anders als im Betriebsverfassungsrecht enthält das Bundespersonalvertretungsgesetz jedoch keine ausdrückliche Regelung zur Verschwiegenheit des Datenschutzbeauftragten gegenüber dem Personalrat. Deshalb kann es sinnvoll sein, entsprechende Vertraulichkeitsregelungen in einer Dienstvereinbarung festzuhalten.

Praxistipp

Binden Sie den Datenschutzbeauftragten möglichst frühzeitig ein – etwa bei neuen IT-Systemen, digitalen Personalakten, Zeiterfassungssystemen oder geplanten Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen. So lassen sich datenschutzrechtliche Probleme häufig bereits im Vorfeld vermeiden.

Checkliste für Betriebs- und Personalräte

☐ Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten bekannt?

☐ Frühzeitige Einbindung bei datenschutzrelevanten Projekten?

☐ Datenschutzfragen gemeinsam besprochen?

☐ Vertraulichkeit der Betriebsratsarbeit sichergestellt?

☐ Betriebs- oder Dienstvereinbarungen auf DSGVO-Konformität geprüft?

Rechtliche Grundlagen

• Art. 37 bis 39 DSGVO
• § 38 BDSG
• § 79a BetrVG
• § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG
• § 75 BetrVG
• § 69 BPersVG

Datenschutzbeauftragte und Interessenvertretungen sind keine Gegenspieler. Beide verfolgen das Ziel, personenbezogene Daten rechtmäßig zu verarbeiten und die Rechte der Beschäftigten zu schützen. Während der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht, gestalten Betriebs- und Personalräte den Datenschutz durch ihre Beteiligungsrechte aktiv mit. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit stärkt deshalb nicht nur den Datenschutz, sondern auch die Interessenvertretung insgesamt.